Zoom Webinar
Esta herramienta permite organizar y realizar seminario web con hasta 500 asistentes, de acuerdo a las licencias que actualmente posee la institución.
Como anfitrión o panelista, puede compartir su pantalla, video y audio en un seminario web y los asistentes pueden usar el chat o la función de “preguntas y respuestas” para interactuar con el anfitrión y los panelistas.
Nota: Los participantes o espectadores del seminario deben tener asociado una cuenta Zoom para poder ingresar al evento.
Agendar un seminario con inscripción.
Agendar un Webinar con inscripción implica que los invitados tendrán que rellenar un formulario antes de recibir el enlace para unirse al seminario online. Esto permite recolectar los nombres, mail, y otras informaciones de los participantes. Se puede escoger aprobar manual o automáticamente a los invitados.
En el portal web de Zoom, haga clic en Webirnar, donde saldrá una lista de los seminarios agendados.
Haga clic en “Programar un seminario web”.
3. Edita tu Webinar:
a. Seminario web recurrente: La ID del webinar será la misma para cada sesión. Se puede editar la recurrencia, cuantas veces se repetirá en el dia, la fecha de repetición, etc.
b. Inscripción: Haga clic para exigir que los participantes se registren.
c. Anfitriones alternativos: Invite a los anfitriones que podrán moderar el seminario online con usted. A diferencia de los espectadores, tendrán los mismos accesos que el anfitrión que creo el seminario.
4. Haga clic en “Programar”
5. Ya agendado, baje hasta encontrar la opción de aprobación en invitados. Puede decidir si desea aprobar las solicitudes de forma manual o automática en “Aprobación” -> “Editar”.
6. También puede personalizar el cuestionario de inscripción, el cual pide por defecto el Nombre, apellido y correo electronico del asistente. Para ello, luego de hacer clic en “Aprobación” -> “Editar”, haga clic en “Preguntas” y rellene los campos que desea solicitar en la inscripción.
Agregar panelistas
Una vez agendado, baje hasta donde diga invitaciones para agregar panelistas, haciendo clic en “Editar”.
2. Agregue a sus panelistas que expondrán en el seminario online, colocando su nombre y correo electrónico. Se les notificara por esa misma vía. Haga clic en “Guardar” cuando esté listo/a
Agendar un seminario libre.
Para ello debe seguir el procedimiento normal de crear un seminario online, pero en la sección de “Inscripción” debe desmarcar “Obligatorio”.
Compartir el seminario
Si el seminario web no requiere inscripción, puede copiar el enlace para unirse y compartirlo con sus asistentes.
Si el seminario web requiere inscripción, el anfitrión deberá compartir el enlace de inscripción y pedirles a los asistentes que completen el formulario de inscripción. Una vez inscritos, recibirán un correo electrónico de notificación con un enlace para unirse exclusivo. Para compartir la invitación puede:
Copiar el enlace y pegarlo en algún correo electrónico o en algún medio de difusión que estime conveniente (Se recomienda medios formales).
2. Enviar las invitaciones con el enlace a su mail para luego reenviarlo a los mails de los invitados en específicos (En caso de que no quiera dejar el webinar de libre acceso).
Iniciar el seminario web.
Para iniciar su seminario web, debe seguir los siguientes pasos:
En la página web de Zoom, haga clic en “Seminarios Web”
Sobre el seminario que tenga agendado, haga clic en “Iniciar”.
3. Haga clic en “Abrir enlace” para iniciar la aplicación de Zoom en su dispositivo.
4. Al ingresar, la transmisión iniciará inmediatamente y los participantes podrán acceder a ella si es que el seminario no tiene aprobación obligatoria. Para presentar, puede hacer clic en la flecha al lado de “Compartir pantalla” para decidir si solo puede presentar el anfitrión o los panelistas.
5. Dentro de la emisión puede:
a. Revisar el chat, para saber si existe alguna pregunta
b. En “Votaciones”, puede añadir una pregunta o realizar una ya programada. Le recomendamos armar estas preguntas con anticipación visitando la sección “Votaciones” en la página web.
c. Grabar, haciendo clic en “Más”, puede decidir si grabar la transmisión en su computadora o en la nube.
d. Preguntas y respuestas: Puede revisar las preguntas que han realizado los espectadores y mostrar las respuestas del anfitrión/panelista.
6. Cuando haya terminado su transmisión, haga clic en “Finalizar reunión”.
Emisión en directo del evento (Streaming)
La herramienta Zoom Webinar, además de poseer las funcionalidades necesarias para la realización de webinars, posee integrado funcionalidades propias de un webcast, permitiendo hacer la emisión en directo del evento (streaming).
A continuación, se detallan las 3 opciones que la herramienta pone a su disposición:
Personalizar evento
Una vez programado el seminario web, podemos realizar una serie de configuraciones para darle una mayor personalización a su evento, como agregar el logo de la institución en las invitaciones, o colocar información relevante sobre los expositores. Para personalizar:
Haga clic su evento programado
2. Deslice hacia abajo y haga clic en “Marca”
3. En “Title” (título), puede editar el nombre de su seminario para que los invitados sepan la temática del seminario.
4. En “Anuncio”, puede cargar una imagen que resuma los datos principales del evento a realizar, la cual aparecerá en el encabezado del mail que se le enviará a los participantes y panelistas. Para subir la imagen, haga clic en “Cargar”.
5. En “Logo” puede subir el logo de la institución, que aparecerá al lado derecho del correo, para darle mayor formalidad a la invitación. Para agregar el logo, nuevamente debe hacer clic en “Cargar” y seleccionar su imagen. La invitación se verá de la siguiente forma:
6. En “oradores”, se puede incluir la información de los panelistas del seminario web en la invitación a los participantes. Para agregar un orador, debe hacer clic en “Agregar un orador” (hasta un máximo de 3).
Dentro de las opciones, puede agregar una pequeña foto, el nombre, puesto, organización y una breve descripción.
7. Finalmente, puede adjuntar una encuesta (por ejemplo, un formulario de Google) para obtener feedback al terminar el seminario web. Para ello, debe habilitar la opción e incluir la URL de la encuesta.
Obtener reportes
Una vez terminado el seminario, puede obtener diversos reportes e información relevante de este, como la lista de participantes, las preguntas y respuestas realizadas, votaciones, entre otras informaciones.
Para acceder a ellos, siga los siguientes pasos:
Ingrese a su cuenta de Zoom en el navegador.
En el menú del Perfil, haga clic en “Reportes” → “Seminario web”
3. Seleccione el tipo de reporte que desea obtener. Puede escoger entre las siguientes opciones:
4. Una vez seleccionado el reporte que desea obtener, haga clic en las fechas en las que se celebró su evento para seleccionar el seminario correspondiente. También puede ingresar la ID.
5. Finalmente, haga clic en “Generar Informe CSV” para obtener el reporte, el cual puede incluir un breve resumen y clasificación por asistencia.